Aktivitätsprotokoll
Das Aktivitätsprotokoll ist ein nur anfügbares Protokoll auf Kontoebene über alles, was in einem RentKey-Konto geschieht: wer welche Einladung gesendet hat, wer welchen Bericht geöffnet oder heruntergeladen hat, wann und von wo. Es sind die Details, nach denen Vermieter gefragt werden, sobald sie ihr Vorgehen belegen müssen.
Illustratives Beispiel
Namen und Ereignisse sind fiktiv.
| Wann | Aktion | Kategorie | Wer | Betrifft | Was geschehen ist | Ergebnis |
|---|
Leitfaden
Jeder Punkt unten ist ein echter Aktionstyp aus dem Prüfprotokoll-System, das RentKey über seine Produkte hinweg gemeinsam nutzt — der exakte Maschinenname, der beim Eintreten ins Protokoll geschrieben wird.
Jede Phase im Leben eines Berichts ist dokumentiert, von dem Moment, in dem die Prüfungen abgeschlossen sind, bis zu dem Moment, in dem der Bericht selbst am Ende seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht wird.
Warum das wichtig ist: Wird ein Bericht je infrage gestellt, können Sie genau belegen, wer ihn gesehen hat, wann und wie er die Übersicht verlassen hat — selbst nachdem der Bericht gelöscht wurde.
Die Seite des Bewerbers im Verfahren wird mit derselben Sorgfalt protokolliert wie die des Vermieters — als Nachweis, dass jeder Bewerber dieselben Schritte durchlaufen hat.
Warum das wichtig ist: Sie können Bewerber für Bewerber belegen, dass die Einwilligung erfasst wurde und jedes Mal derselbe Ablauf lief — der Nachweis, den ein Gericht oder eine Beschwerde wegen Diskriminierung verlangen wird.
Jede Änderung daran, wer in Ihrem Konto was sehen darf, wird festgehalten — nützlich an dem Tag, an dem jemand ausscheidet, und nützlich, um zu zeigen, wer an einem bestimmten Tag Zugriff hatte.
Warum das wichtig ist: Wenn jemand das Team verlässt, können Sie genau zeigen, wann sein Zugriff endete, und bestätigen, dass danach nichts mehr im Konto geschehen ist.
Anmeldungen, fehlgeschlagene Versuche und alles, was die sensiblen Details des Protokolls selbst berührt, werden protokolliert — einschließlich des Zugriffs auf die forensischen Details, die das Protokoll sonst getrennt aufbewahrt.
Warum das wichtig ist: eine fehlgeschlagene Anmeldung, eine forensische Abfrage, ein Export — die Ereignisse, die bei einer Untersuchung am wahrscheinlichsten zählen, werden am sorgfältigsten protokolliert.
Das Protokoll ist darauf ausgelegt, Aufsichtsbehörden und Gerichten Antworten zu geben, nicht nur interne Neugier zu stillen — es wird länger aufbewahrt als die Berichte, die es beschreibt, und lässt sich nachträglich nicht ändern.
Warum das wichtig ist: Sie können einer Aufsichtsbehörde oder einem Gericht den relevanten Ausschnitt des Protokolls übergeben — und dass Sie ihn exportiert haben und warum jemand genauer hingeschaut hat, ist ebenfalls dokumentiert.
Aufbau eines Eintrags
Nichts wird nachträglich abgeleitet. Jeder Eintrag wird im Moment des Ereignisses mit all diesen Feldern geschrieben.
Herkunfts- und Gerätedetails werden getrennt aufbewahrt und nur auf Anfrage mit genannter Begründung freigegeben. Sie werden standardmäßig nie neben einem Eintrag angezeigt — und jede Freigabe wird selbst protokolliert, als FORENSIC_DETAIL_ACCESSED.
Von Grund auf nur anfügbar
Ein Prüfpfad hat nur dann Wert, wenn er sich nachträglich nicht ändern lässt. Das Protokoll von RentKey ist auf Datenbankebene als nur anfügbar (WORM) durchgesetzt — es gibt keine Löschtaste, weder für Sie noch für uns.
Einmal geschrieben, kann ein Eintrag weder geändert noch entfernt werden. Nicht von einem Administrator Ihres Kontos, nicht vom Support von RentKey. Muss etwas korrigiert werden, wird ein neuer Eintrag hinzugefügt; der alte bleibt.
Eine Kopie des Protokolls zu ziehen — für ein Audit, eine Einreichung oder eine rechtliche Anfrage — ist selbst ein Ereignis. Es wird als LEDGER_EXPORTED erfasst, samt der Information, wer es ausgeführt hat und ob er dazu berechtigt war.
Die Aufbewahrung von Berichten legen Sie fest. Die Aufbewahrung des Protokolls ist länger und fest. Wird ein Bericht am Ende seiner Frist gelöscht, bleibt der Eintrag, der zeigt, dass es ihn gab — und wer ihn geöffnet hat.
In der Praxis
Ein typischer Weg durch das Protokoll, vom Namen zur Antwort.
Geben Sie einen Bewerber, einen Kollegen, eine Berichtsreferenz oder eine Einheitennummer in die Suche ein.
Filtern Sie nach Kategorie, Zeitraum, Schweregrad, Ergebnis oder Akteur, bis die Liste kurz ist.
Klappen Sie ihn auf für Schweregrad, den genauen UTC-Zeitstempel und die Eintrags-ID.
Folgen Sie „Alles, was diese Person getan hat →", um ihren gesamten Verlauf im Konto zu sehen.
Ziehen Sie den gefilterten Ausschnitt als CSV für Ihre Unterlagen — berechtigungsgesteuert und im selben Moment protokolliert.
Warum das das Risiko nimmt
Wird eine Entscheidung je vor Gericht oder in einer Beschwerde wegen Diskriminierung infrage gestellt, ist das Protokoll Ihr Compliance-Nachweis: genau wer einen Bericht wann gesehen hat und der Beleg, dass jeder Bewerber denselben Ablauf durchlaufen hat.
Was private Vermieter bekommenVerantwortlichkeit der Mitarbeitenden über alle Gebäude und Agenten hinweg, sauberes Offboarding beim Ausscheiden und ein Nachweis, mit wem ein Bericht geteilt wurde und für wie lange.
Für Teams & Maklerbüros gebautEine Beweiskette für Ihre eigenen Daten: wer Ihren Bericht angesehen hat, wann und was damit geschah — jede Frage zu Ihrer Aktivität wird direkt aus dem Protokoll beantwortet.
Wie wir Bewerberdaten sichernFragen
Nein. Das Protokoll ist nur anfügbar (WORM), auf Datenbankebene durchgesetzt — nicht durch den Kunden, nicht durch Mitarbeitende von RentKey. Muss etwas korrigiert werden, wird ein neuer Eintrag hinzugefügt; nichts bereits Geschriebenes wird je geändert oder entfernt.
Niemand, auch nicht Mitarbeitende von RentKey, kann einen Protokolleintrag ändern oder entfernen, sobald er geschrieben ist. Wenn unser Support je einen Blick in Ihr Konto werfen muss, ist dieser Zugriff protokollierte Aktivität und kein Weg am Protokoll vorbei.
Die Aufbewahrung von Berichten legen Sie fest. Die Aufbewahrung des Protokolls ist länger und fest — Einträge überdauern die Berichte, die sie beschreiben, einschließlich der Tatsache, dass ein inzwischen gelöschter Bericht existierte und wer ihn geöffnet hat.
Ja, wenn Ihre Rolle dazu berechtigt. Exporte laufen serverseitig, sind begrenzt und werden als eigener Eintrag protokolliert — LEDGER_EXPORTED — einschließlich der Information, wer ihn angefordert hat und ob er erlaubt war.
Ja. Das Öffnen von Einladungen, die Einwilligung, die Identitätsprüfung und fehlgeschlagene Identitätsprüfungen werden genauso protokolliert wie Aktionen von Vermietern und Mitarbeitenden, sodass die Beweiskette eines Bewerbers so lückenlos ist wie Ihre.
Aktivitätsprotokoll
Sichern Sie sich frühen Zugang, und das Protokoll läuft ab dem ersten Tag — jede Einladung, jedes Öffnen, jeder Download, aktenkundig.
RentKey-Konto
RentKey-Konten werden mit der allgemeinen Verfügbarkeit eröffnet. Bis dahin können Sie frühen Zugang anfragen, dann richten wir Sie als Erste ein.
Bewerber, die zu einer Prüfung eingeladen wurden, brauchen kein Konto: Nutzen Sie den persönlichen Link in Ihrer Einladungs-E-Mail. Fragen richten Sie bitte an info@rentkey.ca.
