Privacy e sicurezza della verifica dell'inquilino

Flusso dei dati

Come si spostano i dati del richiedente.

Sei passaggi, dall'inizio alla fine. Ognuno indica cosa viene conservato e cosa eliminato prima che inizi il passaggio successivo.

1. Invito

Il locatore o il property manager invia un link di verifica via email o SMS e sceglie chi paga e quale pacchetto eseguire.

Conservato: il record dell'invito — a chi è stato inviato, quando e con quale pacchetto. Eliminato: ancora nulla — non è stato raccolto alcun dato del richiedente.

2. Consenso & informative

Il richiedente vede chi sta effettuando la richiesta, esattamente cosa verrà verificato e perché — e acconsente prima che venga eseguito qualsiasi controllo.

Conservato: il registro del consenso e i relativi orari, allegati al report. Eliminato: nulla — è la registrazione legale di ciò che è stato concordato.

3. Identità sul dispositivo

Dal proprio telefono, il richiedente scansiona un passaporto, una patente di guida o una carta PR/Green card e completa una scansione facciale dal vivo con controlli di vitalità e manomissione — circa tre minuti.

Conservato: il risultato della corrispondenza e un hash di verifica firmato. Eliminato: l'immagine del documento e ogni fotogramma della scansione facciale, non appena OCR e corrispondenza sono completati.

4. I controlli vengono eseguiti sull'identità verificata

I controlli su credito, sanzioni, forze dell'ordine e tribunali vengono eseguiti in parallelo, abbinati all'identità appena verificata — non a un nome digitato.

Conservato: ciò che ogni fonte ha restituito e l'ora della ricerca. Eliminato: un SIN o un SSN, se fornito — viene usato solo per quella richiesta all'agenzia e non conservato.

5. Report compilato & firmato

Il report in linguaggio semplice viene costruito dai risultati sopra indicati, con ogni fonte nominata insieme all'ora della ricerca, e al PDF finito viene assegnato un hash firmato.

Conservato: il report finito e il suo hash firmato, per sette anni. Eliminato: nulla di nuovo — questo passaggio raccoglie ciò che era già stato conservato.

6. Condiviso tramite link a scadenza — inizia il conteggio della conservazione

Il locatore apre il report tramite un link a scadenza, mai tramite un allegato email. Ogni apertura viene registrata e il periodo di conservazione di sette anni inizia il suo conto alla rovescia.

Conservato: le voci del registro delle attività per ogni apertura e il report fino alla chiusura del periodo. Eliminato: il report e il relativo registro del consenso, automaticamente, alla chiusura del periodo.

Gestione dei dati

Conservazione dei dati biometrici: cosa conserviamo, cosa no.

L'elenco di conservazione è breve di proposito — meno materiale grezzo conserviamo, meno c'è da proteggere o da perdere.

Conservato

Risultato della verifica & hash firmato PDF del report, per sette anni Registro del consenso Voci del registro delle attività

Non conservato

Fotogrammi della scansione facciale Immagini dei documenti d'identità, dopo l'OCR Modelli biometrici SIN / SSN, oltre la richiesta all'agenzia

Controlli

I meccanismi per mantenere tutto al sicuro.

Crittografia in transito e a riposo

I dati sono crittografati nel passaggio tra il richiedente, RentKey e i nostri partner di verifica, e nuovamente crittografati a riposo nell'archiviazione.

Accesso basato sui ruoli & 2FA

Gli account del personale e dei clienti vedono solo ciò che il loro ruolo richiede. La verifica in due passaggi è disponibile su ogni account.

Link di condivisione a scadenza

I report vengono condivisi tramite un link che scade, mai come allegato email che resta in una casella di posta a tempo indeterminato.

Registro delle attività

Un registro di sola aggiunta di chi ha aperto un report e quando. Nulla al suo interno può essere modificato o rimosso a posteriori.

Veda come funziona il registro

Origine & analisi forense del dispositivo

I dettagli tecnici su dove e come è stato effettuato l'accesso a un report sono conservati separatamente dal report stesso e rilasciati solo su richiesta — anche tale rilascio viene registrato.

Conservazione & eliminazione

I report vengono conservati per sette anni. Alla chiusura del periodo vengono eliminati dai sistemi di RentKey e l'eliminazione viene verificata, non data per scontata.

Mappa di conformità

Dove compare ogni norma nel prodotto.

Non un riepilogo della politica, ma una mappa riga per riga da ogni principio o requisito a ciò che RentKey fa effettivamente.

I principi di corretta gestione delle informazioni di PIPEDA

Principio	Come lo applica RentKey
Responsabilità	RentKey e Crown Stack Systems sono responsabili delle informazioni personali dalla raccolta all'eliminazione.
Identificazione delle finalità	Il richiedente viene informato esattamente di cosa verrà verificato e perché, prima che venga eseguito qualsiasi controllo.
Consenso	Nulla viene verificato finché il richiedente non acconsente nel flusso, e la richiesta viene registrata.
Limitazione della raccolta	Vengono raccolti solo i campi necessari a ciascuna verifica; non è richiesto alcun SIN o SSN per generare il report.
Limitazione di uso, comunicazione & conservazione	I dati sono usati solo per produrre il report, condivisi solo tramite link a scadenza ed eliminati alla chiusura del periodo di conservazione di sette anni.
Accuratezza	L'identità è abbinata a documenti rilasciati dalle autorità e a una scansione dal vivo; i risultati su credito, sanzioni e tribunali provengono direttamente dalla fonte.
Misure di sicurezza	Crittografia in transito e a riposo, accesso basato sui ruoli, 2FA e un registro delle attività di sola aggiunta.
Trasparenza	Questa pagina e il report di esempio descrivono esattamente, in linguaggio semplice, cosa accade alle informazioni di un richiedente.
Accesso individuale	I richiedenti possono richiedere ciò che è stato raccolto su di loro al locatore o al property manager che ha ordinato il report.
Contestazione della conformità	I richiedenti possono contestare un riscontro direttamente a RentKey, oppure all'agenzia di credito per le informazioni da essa segnalate.

La FCRA statunitense: chi fa cosa

Requisito	RentKey	Locatore
Finalità consentita	Conferma che il report è richiesto per una decisione sulla locazione	Dichiara e mantiene la finalità consentita per la sua richiesta
Consenso del richiedente	Acquisisce il consenso nel flusso del richiedente prima dell'esecuzione dei controlli	Non deve raccogliere un consenso separato al di fuori del flusso
Comunicazione di azione sfavorevole	Fornisce il testo della comunicazione e le informative all'interno del report	Invia la comunicazione al richiedente quando rifiuta sulla base del report
Contestazioni	Esamina manualmente le corrispondenze contestate relative a sanzioni, tribunali o forze dell'ordine	Indirizza i richiedenti all'agenzia per le contestazioni su informazioni da essa segnalate
Fornitura di dati	Non fornisce dati del richiedente ad agenzie di credito o ad altri enti	Utilizzatore del report, non fornitore di dati, secondo questo modello

Diritti umani & equità abitativa

Un report è equo solo quanto il suo utilizzo.

RentKey può fornirLe fatti verificabili. Ciò che ne fa resta comunque una Sua responsabilità — ecco come mantenerlo equo.

Cosa il report non include.

Nessuna valutazione sui social media, nessuna caratteristica protetta, nulla oltre a identità verificabile, credito, sanzioni, forze dell'ordine e registri giudiziari. Se non è un fatto sul quale Lei può agire lecitamente, non è nel report.

Applichi ogni volta lo stesso criterio.

Stabilisca che cosa squalifica un richiedente prima di verificare chiunque e lo applichi allo stesso modo a ogni domanda per un'unità o un edificio. Un report è equo solo se usato in modo coerente.

Documenti la decisione, non solo il risultato.

Conservi una nota di su cosa si è basato un rifiuto e quale comunicazione ha inviato. Se una decisione venisse mai messa in discussione, il report e il registro delle attività mostrano esattamente cosa è stato visto e quando.

Utilizzi sempre la comunicazione.

Se un report ha contribuito al rifiuto di un richiedente, invii la comunicazione di azione sfavorevole inclusa — richiesta dalla FCRA statunitense e buona prassi ovunque RentKey operi.

Divulgazione responsabile

Segnali una vulnerabilità.

Se ha individuato un problema di sicurezza in RentKey, ce lo comunichi prima di parlarne con chiunque altro. Scriva a info@rentkey.ca con "Security" nell'oggetto — un indirizzo dedicato alla sicurezza sarà disponibile con la disponibilità generale.

Includa

Cosa ha trovato e dove
I passaggi per riprodurlo
Quale ritiene sia l'impatto

Ci impegniamo a

Confermare la ricezione della Sua segnalazione
Analizzare e risolvere i problemi confermati
RiconoscerLe il merito, se lo desidera

In questa fase non gestiamo un programma a pagamento di bug bounty.

Domande

Risposte dirette.

Dove sono archiviati i dati?

In Canada e negli Stati Uniti. Indichiamo la regione specifica per il Suo account al momento dell'attivazione, in base a dove opera.

Vendete i dati?

Mai. RentKey non vende a nessuno i dati dei richiedenti o dei clienti, per alcuno scopo.

Il personale può leggere i report?

Solo il personale il cui ruolo lo richiede, e ogni accesso viene registrato — lo stesso tipo di registrazione che ricevono le aperture del Suo team nel registro delle attività.

Cosa succede in caso di violazione?

Avvisiamo i clienti interessati e le autorità competenti come richiesto dalla legge, e Le diciamo chiaramente cosa è accaduto e cosa stiamo facendo al riguardo.

Posso ottenere un accordo sul trattamento dei dati?

Sì, per i property manager e i partner di piattaforma. Lo richieda tramite contatto.

Accesso anticipato

Smetta di tirare a indovinare alla porta. Verifichi il quadro completo.

Ci dica dove opera e quante unità gestisce. Risponderemo entro un giorno lavorativo.

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