Informativa sulla privacy

Chi siamo

RentKey è un servizio di verifica dell'inquilino sviluppato e gestito da Crown Stack Systems, con sede a Toronto, Ontario. In questa informativa, "noi", "ci" e "RentKey" indicano Crown Stack Systems.

Per qualsiasi domanda su questa informativa o su come vengono trattate le sue informazioni, ci contatti all'indirizzo info@rentkey.ca. Il nostro responsabile della privacy è raggiungibile allo stesso indirizzo.

A chi si rivolge questa informativa

Questa informativa si applica a:

• Visitatori di rentkey.ca
• Locatori e gestori immobiliari che usano RentKey per verificare un richiedente
• Richiedenti invitati a completare una verifica RentKey
• Utenti di piattaforme partner e agenzie che accedono a RentKey tramite un'integrazione

Ovunque questa informativa dica "Lei", si intende quella tra queste categorie che descrive il modo in cui usa RentKey.

Cosa raccogliamo

Ciò che raccogliamo dipende da come usa RentKey.

Da locatori e gestori immobiliari

I dati del suo account (nome, email, telefono), i dati di fatturazione e le registrazioni delle verifiche che richiede.

Dai richiedenti

Il suo nome, la data di nascita e i dati di contatto; le immagini del suo documento d'identità con fotografia rilasciato dal governo; una scansione facciale dal vivo acquisita durante la verifica dell'identità; il suo Social Insurance Number o Social Security Number, se sceglie di fornirlo; e una registrazione del consenso che dà prima dell'esecuzione di qualsiasi verifica.

Da istituti di informazioni creditizie e altre fonti di dati

Dopo che ha dato il consenso, riceviamo un fascicolo e un punteggio di credito da un partner di verifica autorizzato; i risultati della verifica di sanzioni, liste di controllo e PEP; avvisi delle forze dell'ordine; registri di tribunali, collegi e sfratti; e, se il locatore l'ha richiesto, l'esito di una ricerca RCMP CPIC o di una verifica del registro statunitense dei precedenti penali e dei reati sessuali.

Dalla sua visita al nostro sito web

Normali log del server, come indirizzo IP e tipo di browser, e una preferenza di valuta (CAD o USD) memorizzata localmente nel suo browser. Non usiamo cookie pubblicitari né tracciatori di terze parti.

Come li usiamo

Usiamo le informazioni raccolte per:

• Eseguire e fornire la verifica a cui il richiedente ha dato il consenso
• Produrre il report per il locatore che lo ha richiesto
• Adempiere ai nostri obblighi di legge in Canada e negli Stati Uniti
• Individuare e prevenire le frodi, comprese le frodi di identità
• Fornire assistenza quando ci contatta

Dati biometrici

Durante la verifica dell'identità, RentKey acquisisce una scansione facciale dal vivo e la confronta con la fotografia del suo documento d'identità. Quel confronto è l'unico scopo per cui vengono usati i suoi dati biometrici.

Una volta completato l'abbinamento, la scansione stessa viene eliminata entro un giorno. Se sceglie di consentire che la sua scansione contribuisca a migliorare il sistema, viene conservata per il periodo indicato quando dà quel consenso. Conserviamo solo l'esito dell'abbinamento e un hash di verifica firmato: una registrazione che prova che il controllo è avvenuto senza conservare il suo volto. Non creiamo né conserviamo modelli biometrici.

Consenso e basi giuridiche

In Canada, RentKey opera ai sensi della Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) e della normativa provinciale applicabile sulla privacy nel settore privato. Negli Stati Uniti ci basiamo sul suo consenso e sullo scopo consentito ai sensi della Fair Credit Reporting Act (FCRA) per ottenere un rapporto di credito o una verifica dei precedenti.

Il consenso del richiedente viene raccolto nel flusso RentKey prima dell'esecuzione di qualsiasi verifica e copre ciascuna verifica del pacchetto scelto dal locatore. Può revocare il consenso in qualsiasi momento contattando info@rentkey.ca. La revoca del consenso prima del completamento di una verifica interrompe tutte le verifiche non ancora eseguite, anche se può impedire al locatore di prendere una decisione sulla sua domanda.

Con chi condividiamo

Condividiamo le informazioni con:

• Partner di verifica autorizzati in Canada e negli Stati Uniti, per ottenere il rapporto di credito a cui il richiedente ha dato il consenso
• Partner accreditati che eseguono verifiche avanzate dei precedenti penali, comprese le ricerche RCMP CPIC e nei registri statunitensi dei precedenti penali e dei reati sessuali
• Fonti di dati su sanzioni, liste di controllo e forze dell'ordine, che interroghiamo per cercare una corrispondenza senza consegnare dati personali
• Gestori dei pagamenti, per la fatturazione di un report
• Fornitori di infrastrutture cloud, che archiviano ed elaborano i dati per nostro conto in base a un contratto
• Forze dell'ordine o autorità di regolamentazione, quando richiesto dalla legge

Non vendiamo mai dati personali e non li usiamo mai per la pubblicità.

Trasferimenti transfrontalieri

RentKey opera in Canada e negli Stati Uniti e le sue informazioni possono essere elaborate in uno dei due paesi, a seconda di dove si trovano il locatore, il richiedente o la fonte di dati interessata. Quando le informazioni attraversano il confine, ci affidiamo a garanzie contrattuali e tecniche con i nostri partner e fornitori di infrastrutture per mantenerle protette secondo lo standard indicato in questa informativa, ovunque vengano elaborate.

Conservazione

Un report e i relativi dati sottostanti sono conservati per sette anni dalla data in cui il report viene prodotto. Alla scadenza di questo periodo, il report e i dati personali raccolti per produrlo vengono eliminati dai nostri sistemi.

Le registrazioni del consenso sono conservate per tutto il tempo richiesto dalla legge, in modo che noi e il locatore possiamo dimostrare che una verifica era stata debitamente autorizzata. Le scansioni biometriche vengono eliminate entro un giorno: veda Dati biometrici, sopra.

I suoi diritti

Se si trova in Canada, può chiedere di accedere ai suoi dati personali o di correggerli e può presentare un reclamo all'Office of the Privacy Commissioner of Canada o al commissario provinciale per la privacy se ritiene che li abbiamo trattati in modo improprio.

Se è un richiedente statunitense, la Fair Credit Reporting Act Le dà il diritto di sapere cosa contiene il suo fascicolo e di contestare le informazioni inesatte direttamente presso l'istituto di informazioni creditizie o l'agenzia che le ha fornite, non solo presso di noi.

Dove la legge lo consente, può anche chiederci di eliminare i suoi dati personali. Contatti info@rentkey.ca per presentare una qualsiasi di queste richieste.

Sicurezza

Cifriamo i dati personali in transito e a riposo. I report vengono condivisi con i locatori tramite link che scadono, non come allegati email. L'accesso ai dati dei richiedenti è limitato a ciò che serve a un dato ruolo e viene registrato.

Minori

RentKey è destinato agli adulti. Deve avere almeno 18 anni per usare RentKey, come locatore, richiedente o qualsiasi altro utente.

Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il prodotto RentKey o la legge. Se apportiamo una modifica rilevante, aggiorneremo la data di "ultimo aggiornamento" in cima a questa pagina. L'uso continuato di RentKey dopo una modifica significa che accetta l'informativa aggiornata.

Contatti

Domande, richieste o reclami su questa informativa o sui suoi dati personali: info@rentkey.ca. RentKey è gestito da Crown Stack Systems, Toronto, Ontario.