Privacybeleid

Wie wij zijn

RentKey is een huurderscreeningdienst die wordt gebouwd en beheerd door Crown Stack Systems, gevestigd in Toronto, Ontario. In dit beleid betekenen "wij", "ons" en "RentKey" Crown Stack Systems.

Als u een vraag hebt over dit beleid of over hoe met uw gegevens wordt omgegaan, neem dan contact met ons op via info@rentkey.ca. Onze privacyfunctionaris is op hetzelfde adres bereikbaar.

Op wie dit beleid van toepassing is

Dit beleid is van toepassing op:

• Bezoekers van rentkey.ca
• Verhuurders en vastgoedbeheerders die RentKey gebruiken om een aanvrager te screenen
• Aanvragers die worden uitgenodigd een RentKey-screening te voltooien
• Gebruikers bij partnerplatforms en makelaarskantoren die via een integratie toegang tot RentKey hebben

Waar dit beleid "u" zegt, bedoelt het degene van deze groepen die beschrijft hoe u RentKey gebruikt.

Wat wij verzamelen

Wat wij verzamelen hangt af van hoe u RentKey gebruikt.

Van verhuurders en vastgoedbeheerders

Uw accountgegevens (naam, e-mailadres, telefoon), factureringsgegevens en overzichten van de screenings die u aanvraagt.

Van aanvragers

Uw naam, geboortedatum en contactgegevens; afbeeldingen van uw door de overheid uitgegeven foto-ID; een live gezichtsscan die tijdens de identiteitsverificatie wordt gemaakt; uw Social Insurance Number of Social Security Number als u ervoor kiest er een te verstrekken; en een vastlegging van de toestemming die u geeft voordat een controle wordt uitgevoerd.

Van kredietbureaus en andere gegevensbronnen

Zodra u toestemming hebt gegeven, ontvangen wij een kredietdossier en score van een gelicentieerde screeningpartner; resultaten van sancties-, watchlist- en PEP-screening; rechtshandhavingsberichten; gerechtelijke, tribunaal- en uitzettingsdossiers; en, indien de verhuurder dat heeft besteld, het resultaat van een RCMP CPIC-zoekopdracht of een controle van het Amerikaanse strafregister en register van zedendelinquenten.

Van uw bezoek aan onze website

Standaard serverlogs, zoals IP-adres en browsertype, en een valutavoorkeur (CAD of USD) die lokaal in uw browser wordt opgeslagen. Wij gebruiken geen advertentiecookies of trackers van derden.

Hoe wij het gebruiken

Wij gebruiken de informatie die wij verzamelen om:

• De screening uit te voeren en te leveren waarvoor de aanvrager toestemming heeft gegeven
• Het rapport op te stellen voor de verhuurder die het heeft aangevraagd
• Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen in Canada en de Verenigde Staten
• Fraude, waaronder identiteitsfraude, op te sporen en te voorkomen
• Ondersteuning te bieden wanneer u contact met ons opneemt

Biometrische gegevens

Tijdens de identiteitsverificatie maakt RentKey een live gezichtsscan en vergelijkt die met de foto op uw overheids-ID. Die vergelijking is het enige waarvoor uw biometrische gegevens worden gebruikt.

Zodra de vergelijking is voltooid, wordt de scan zelf binnen een dag verwijderd. Als u ervoor kiest dat uw scan helpt het systeem te verbeteren, wordt die bewaard gedurende de termijn die wordt getoond wanneer u die toestemming geeft. Wij bewaren alleen het resultaat van de vergelijking en een ondertekende verificatiehash — een bewijs dat de controle heeft plaatsgevonden zonder uw gezicht op te slaan. Wij bouwen of bewaren geen biometrische sjablonen.

Toestemming en rechtsgronden

In Canada werkt RentKey onder de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) en de toepasselijke provinciale privacywetgeving voor de particuliere sector. In de Verenigde Staten vertrouwen wij op uw toestemming en op het toegestane doel onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA) om een kredietrapport of achtergrondcontrole te verkrijgen.

De toestemming van een aanvrager wordt in de RentKey-flow vastgelegd voordat een controle wordt uitgevoerd en dekt elke controle in het pakket dat de verhuurder heeft gekozen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen via info@rentkey.ca. Het intrekken van toestemming voordat een screening is voltooid stopt alle controles die nog niet zijn uitgevoerd, maar kan de verhuurder ervan weerhouden een beslissing over uw aanvraag te nemen.

Met wie wij delen

Wij delen informatie met:

• Gelicentieerde screeningpartners in Canada en de Verenigde Staten, om het kredietrapport te verkrijgen waarvoor een aanvrager toestemming heeft gegeven
• Geaccrediteerde partners die uitgebreide controles van strafregisters uitvoeren, waaronder RCMP CPIC en zoekopdrachten in Amerikaanse straf- en zedendelinquentenregisters
• Bronnen met sancties-, watchlist- en rechtshandhavingsgegevens, die wij bevragen op een overeenkomst in plaats van er persoonsgegevens aan te verstrekken
• Betalingsverwerkers, om een rapport te factureren
• Cloudinfrastructuurproviders, die namens ons gegevens opslaan en verwerken op basis van een overeenkomst
• Rechtshandhaving of toezichthouders, wanneer de wet dat vereist

Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze nooit voor reclame.

Grensoverschrijdende doorgifte

RentKey is actief in Canada en de Verenigde Staten en uw gegevens kunnen in beide landen worden verwerkt, afhankelijk van waar de verhuurder, de aanvrager of de betrokken gegevensbron zich bevindt. Wanneer gegevens de grens over gaan, vertrouwen wij op contractuele en technische waarborgen met onze partners en infrastructuurproviders om ze te beschermen volgens de norm in dit beleid, waar ze ook worden verwerkt.

Bewaring

Een rapport en de onderliggende gegevens worden zeven jaar bewaard vanaf de datum waarop het rapport is opgesteld. Wanneer die termijn sluit, worden het rapport en de voor het opstellen verzamelde persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

Registraties van toestemming worden bewaard zolang de wet dat vereist, zodat wij en de verhuurder kunnen aantonen dat een controle op de juiste wijze was gemachtigd. Biometrische scans worden binnen een dag verwijderd — zie Biometrische gegevens, hierboven.

Uw rechten

Als u in Canada bent, kunt u vragen uw persoonsgegevens in te zien of te corrigeren, en kunt u een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada of uw provinciale privacycommissaris als u vindt dat wij er onjuist mee zijn omgegaan.

Als u een Amerikaanse aanvrager bent, geeft de Fair Credit Reporting Act u het recht te weten wat er in uw dossier staat en onjuiste informatie rechtstreeks te betwisten bij het kredietbureau of de instantie die haar heeft aangeleverd, niet alleen bij ons.

Waar de wet dat toestaat, kunt u ons ook vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Neem contact op via info@rentkey.ca om een van deze verzoeken te doen.

Beveiliging

Wij versleutelen persoonsgegevens tijdens verzending en opslag. Rapporten worden met verhuurders gedeeld via links die verlopen, niet als e-mailbijlage. Toegang tot aanvragersgegevens is beperkt tot wat een bepaalde rol nodig heeft en toegang wordt vastgelegd.

Kinderen

RentKey is voor volwassenen. U moet 18 jaar of ouder zijn om RentKey te gebruiken, als verhuurder, aanvrager of enige andere gebruiker.

Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer het product van RentKey of de wet verandert. Als wij een wezenlijke wijziging doorvoeren, werken wij de datum "laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina bij. Voortgezet gebruik van RentKey na een wijziging betekent dat u het bijgewerkte beleid accepteert.

Contact

Vragen, verzoeken of klachten over dit beleid of uw persoonsgegevens: info@rentkey.ca. RentKey wordt beheerd door Crown Stack Systems, Toronto, Ontario.