Politique de confidentialité

Qui nous sommes

RentKey est un service de vérification des locataires conçu et exploité par Crown Stack Systems, établie à Toronto, en Ontario. Dans la présente politique, « nous », « notre » et « RentKey » désignent Crown Stack Systems.

Si vous avez une question au sujet de la présente politique ou de la façon dont vos renseignements sont traités, écrivez-nous à info@rentkey.ca. Vous pouvez joindre notre responsable de la protection de la vie privée à la même adresse.

À qui s’applique la présente politique

La présente politique vise :

• Visiteurs de rentkey.ca
• Propriétaires et gestionnaires immobiliers qui utilisent RentKey pour effectuer la vérification d’un demandeur
• Demandeurs invités à remplir une vérification RentKey
• Utilisateurs de plateformes partenaires et d’agences de courtage qui accèdent à RentKey au moyen d’une intégration

Partout où la présente politique emploie le mot « vous », il désigne celle de ces catégories qui correspond à votre utilisation de RentKey.

Ce que nous recueillons

Les renseignements que nous recueillons dépendent de la façon dont vous utilisez RentKey.

Auprès des propriétaires et des gestionnaires immobiliers

Les détails de votre compte (nom, courriel, téléphone), vos renseignements de facturation et les dossiers des vérifications que vous demandez.

Auprès des demandeurs

Votre nom, votre date de naissance et vos coordonnées ; des images de votre pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement ; un balayage facial en direct capté lors de la vérification d’identité ; votre numéro d’assurance sociale (NAS) ou votre numéro de sécurité sociale (SSN), si vous choisissez d’en fournir un ; ainsi qu’une trace du consentement que vous donnez avant toute vérification.

Des agences d’évaluation du crédit et d’autres sources de données

Une fois votre consentement donné, nous recevons un dossier de crédit et une cote de crédit d’un partenaire de vérification agréé ; les résultats de la vérification des sanctions, des listes de surveillance et des personnes politiquement vulnérables ; les avis des organismes d’application de la loi ; les dossiers des tribunaux judiciaires et administratifs ainsi que les dossiers d’expulsion ; et, lorsque le propriétaire l’a demandé, le résultat d’une recherche dans le CPIC de la RCMP ou d’une vérification des dossiers criminels et des registres de délinquants sexuels aux États-Unis.

Lors de votre visite sur notre site Web

Les journaux de serveur habituels, comme l’adresse IP et le type de navigateur, ainsi qu’une préférence de devise (CAD ou USD) stockée localement dans votre navigateur. Nous n’utilisons ni témoins publicitaires ni traceurs de tiers.

Comment nous les utilisons

Nous utilisons les renseignements que nous recueillons pour :

• Effectuer et livrer la vérification à laquelle le demandeur a consenti
• Produire le rapport destiné au propriétaire qui l’a demandé
• Respecter nos obligations légales au Canada et aux États-Unis
• Détecter et prévenir la fraude, y compris l’usurpation d’identité
• Offrir du soutien lorsque vous communiquez avec nous

Données biométriques

Lors de la vérification d’identité, RentKey capture un balayage facial en direct et le compare à la photo de votre pièce d’identité délivrée par le gouvernement. Cette comparaison est la seule utilisation qui est faite de vos données biométriques.

Une fois la correspondance établie, le balayage lui-même est supprimé dans un délai d’un jour. Si vous choisissez de permettre que votre balayage serve à améliorer le système, il est conservé pendant la période indiquée au moment où vous donnez ce consentement. Nous conservons uniquement le résultat de la correspondance et un hachage de vérification signé — un enregistrement qui prouve que la vérification a eu lieu sans stocker votre visage. Nous ne créons ni ne conservons de gabarits biométriques.

Consentement et fondements juridiques

Au Canada, RentKey exerce ses activités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des lois provinciales applicables sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Aux États-Unis, nous nous appuyons sur votre consentement et sur une fin autorisée au sens de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) pour obtenir un rapport de crédit ou une vérification des antécédents.

Le consentement du demandeur est recueilli dans le parcours RentKey avant qu’une vérification ne soit effectuée, et il couvre chacune des vérifications du forfait choisi par le propriétaire. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à info@rentkey.ca. Le retrait du consentement avant la fin d’une vérification met fin aux vérifications qui n’ont pas encore été effectuées, mais il peut empêcher le propriétaire de prendre une décision concernant votre demande.

Avec qui nous communiquons des renseignements

Nous communiquons des renseignements aux parties suivantes :

• Les partenaires de vérification titulaires d’un permis au Canada et aux États-Unis, afin d’obtenir le rapport de crédit auquel le demandeur a consenti
• Les partenaires accrédités qui effectuent des vérifications judiciaires enrichies, y compris les recherches dans le CIPC de la RCMP et dans les registres américains des dossiers criminels et des délinquants sexuels
• Les sources de données sur les sanctions, les listes de surveillance et l’application de la loi, que nous interrogeons pour vérifier une correspondance plutôt que de leur transmettre des renseignements personnels
• Les processeurs de paiement, afin de facturer un rapport
• Les fournisseurs d’infrastructure infonuagique, qui stockent et traitent des données en notre nom en vertu d’un contrat
• Les forces de l’ordre ou les organismes de réglementation, lorsque la loi l’exige

Nous ne vendons jamais de renseignements personnels et nous ne les utilisons jamais à des fins publicitaires.

Transferts transfrontaliers

RentKey exerce ses activités au Canada et aux États-Unis, et vos renseignements peuvent être traités dans l’un ou l’autre de ces pays, selon l’endroit où se trouvent le propriétaire, le demandeur ou la source de données concernée. Lorsque des renseignements franchissent la frontière, nous nous appuyons sur des mesures de protection contractuelles et techniques convenues avec nos partenaires et nos fournisseurs d’infrastructure afin qu’ils demeurent protégés selon la norme établie dans la présente politique, peu importe où ils sont traités.

Conservation

Un rapport et les données sur lesquelles il repose sont conservés pendant sept ans à compter de la date de production du rapport. À l’expiration de cette période, le rapport et les renseignements personnels recueillis pour le produire sont supprimés de nos systèmes.

Les preuves de consentement sont conservées aussi longtemps que la loi l’exige, afin que nous et le propriétaire puissions démontrer qu’une vérification a été dûment autorisée. Les numérisations biométriques sont supprimées dans un délai d’un jour ; voir « Données biométriques », ci-dessus.

Vos droits

Si vous êtes au Canada, vous pouvez demander à consulter ou à corriger vos renseignements personnels, et vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du commissaire à la protection de la vie privée de votre province si vous estimez que nous les avons traités de manière inappropriée.

Si vous êtes un demandeur aux États-Unis, la Fair Credit Reporting Act vous donne le droit de savoir ce que contient votre dossier et de contester les renseignements inexacts directement auprès de l’agence d’évaluation du crédit ou de l’organisme qui les a fournis, et pas seulement auprès de nous.

Lorsque la loi le permet, vous pouvez également nous demander de supprimer vos renseignements personnels. Écrivez à info@rentkey.ca pour présenter l’une ou l’autre de ces demandes.

Sécurité

Nous chiffrons les renseignements personnels en transit et au repos. Les rapports sont transmis aux propriétaires au moyen de liens qui expirent, et non en pièces jointes de courriels. L’accès aux données des demandeurs est limité à ce dont chaque rôle a besoin, et chaque accès est consigné.

Enfants

RentKey est destiné aux adultes. Vous devez avoir 18 ans ou plus pour utiliser RentKey, que ce soit à titre de propriétaire, de demandeur ou de tout autre utilisateur.

Modifications de cette politique

Nous pourrions mettre à jour cette politique en fonction de l’évolution du produit RentKey ou de la loi. Si nous apportons une modification importante, nous mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » en haut de cette page. Le fait de continuer à utiliser RentKey après une modification signifie que vous acceptez la politique mise à jour.

Contact

Pour toute question, demande ou plainte concernant cette politique ou vos renseignements personnels : info@rentkey.ca. RentKey est exploité par Crown Stack Systems, Toronto (Ontario).