プライバシーポリシー

当社について

RentKeyは、Ontario州トロントに拠点を置くCrown Stack Systemsが構築・運営する入居審査サービスです。本ポリシーにおいて、「当社」および「RentKey」とは、Crown Stack Systemsを指します。

本ポリシーまたは情報の取り扱いについてご質問がある場合は、info@rentkey.caまでご連絡ください。プライバシー責任者にも同じ宛先で連絡できます。

本ポリシーの対象者

本ポリシーは、次の方々に適用されます。

• rentkey.caの訪問者
• RentKeyを利用して申込者を審査する家主および不動産管理会社
• RentKeyの入居審査を完了するよう招待された申込者
• 連携を通じてRentKeyにアクセスする、パートナーのプラットフォームや仲介会社のユーザー

本ポリシーで「お客様」とある場合は、RentKeyのご利用形態に当てはまる上記のいずれかを指します。

収集する情報

収集する情報は、RentKeyの利用方法によって異なります。

家主および不動産管理会社から

アカウント情報（氏名、メールアドレス、電話番号）、請求情報、およびご依頼いただいた入居審査の記録。

申込者から

氏名、生年月日、連絡先、政府発行の顔写真付き身分証明書の画像、本人確認時に取得するライブの顔スキャン、任意でご提供いただいた場合の社会保険番号（SIN）または社会保障番号（SSN）、そしてあらゆる確認の実行前にいただく同意の記録。

信用情報機関およびその他のデータソースから

お客様の同意をいただいた後、認可を受けた審査パートナーから信用情報ファイルとスコア、制裁リスト、ウォッチリスト、PEPの照会結果、法執行機関の通知、裁判所、審判所、立ち退きの記録、そして家主が依頼した場合はRCMP CPIC検索または米国の犯罪者・性犯罪者登録簿の照会結果を受け取ります。

当社ウェブサイトの訪問から

IPアドレスやブラウザの種類などの標準的なサーバーログ、およびお客様のブラウザにローカル保存される通貨設定（CADまたはUSD）。当社は広告用Cookieやサードパーティのトラッカーを使用しません。

情報の利用方法

収集した情報は、次の目的で利用します。

• 申込者が同意した入居審査の実行と提供
• 依頼した家主のためのレポートの作成
• カナダと米国における法的義務の遵守
• なりすましを含む不正の検知と防止
• お問い合わせ時のサポートの提供

生体データ

本人確認の際、RentKeyはライブの顔スキャンを取得し、政府発行の身分証明書の写真と照合します。この照合が、生体データの唯一の利用目的です。

照合が完了すると、スキャン自体は1日以内に削除されます。スキャンをシステムの改善に役立てることに同意された場合は、同意時に表示された期間にわたって保管されます。当社が保管するのは、照合結果と署名付きの検証ハッシュのみです。これは、顔を保存することなく、確認が行われたことを証明する記録です。生体テンプレートの作成や保持は行いません。

同意と法的根拠

カナダでは、RentKeyは個人情報保護及び電子文書法（PIPEDA）および州の民間部門に適用されるプライバシー法に基づいて運営されています。米国では、信用情報レポートまたは身元調査を取得するにあたり、お客様の同意と、公正信用報告法（FCRA）に基づく正当な目的に依拠しています。

申込者の同意は、あらゆる確認の実行前にRentKeyのフロー内で取得され、家主が選択したパッケージに含まれる各確認を対象とします。info@rentkey.caに連絡することで、いつでも同意を撤回できます。入居審査の完了前に同意を撤回すると、まだ実行されていない確認は停止されますが、家主がお客様の申込について判断を下せなくなる場合があります。

情報の共有先

当社は、次の相手と情報を共有します。

• 申込者が同意した信用情報レポートを取得するための、カナダおよび米国の認可を受けた審査パートナー
• RCMP CPICや米国の犯罪者・性犯罪者登録簿の検索を含む、拡張犯罪歴照会を実施する認定パートナー
• 制裁リスト、ウォッチリスト、法執行機関のデータソース（個人情報を渡すのではなく、一致の有無を照会します）
• レポートの請求のための決済代行事業者
• 契約に基づき、当社に代わってデータを保管・処理するクラウドインフラ事業者
• 法律上必要な場合の、法執行機関または規制当局

当社は個人情報を販売することは決してなく、広告目的に使用することも一切ありません。

国境を越える移転

RentKeyはカナダと米国で事業を行っており、家主、申込者、または関連するデータソースの所在地に応じて、お客様の情報はいずれかの国で処理される場合があります。情報が国境を越える場合は、処理される場所にかかわらず、本ポリシーに定める水準で保護されるよう、パートナーおよびインフラ事業者との間で契約上および技術上の保護措置を講じています。

保管期間

レポートとその基礎となるデータは、レポートが作成された日から7年間保管されます。その期間が終了すると、レポートおよびその作成のために収集された個人情報は、当社のシステムから削除されます。

同意の記録は、当社と家主が確認の実施が適切に承認されていたことを示せるよう、法律で求められる期間保管されます。生体スキャンは1日以内に削除されます。上記の「生体データ」をご覧ください。

お客様の権利

カナダにお住まいの場合は、ご自身の個人情報へのアクセスや訂正を求めることができます。また、当社の取り扱いが不適切であると思われる場合は、カナダ連邦プライバシー・コミッショナー事務局または州のプライバシー・コミッショナーに苦情を申し立てることができます。

米国の申込者の方は、公正信用報告法（FCRA）により、ご自身のファイルの内容を知る権利と、不正確な情報について、当社だけでなく情報を提供した信用情報機関や機関に直接異議を申し立てる権利があります。

法律で認められている場合には、個人情報の削除を求めることもできます。これらのリクエストはinfo@rentkey.caまでご連絡ください。

セキュリティ

当社は、通信時および保存時に個人情報を暗号化します。レポートは、メールの添付ではなく、有効期限付きのリンクを通じて家主と共有されます。申込者のデータへのアクセスは、各役割に必要な範囲に限定され、アクセスは記録されます。

未成年者

RentKeyは成人向けです。家主、申込者、その他のユーザーを問わず、RentKeyを利用するには18歳以上である必要があります。

本ポリシーの変更

RentKeyの製品や法律の変更に応じて、本ポリシーを更新することがあります。重要な変更を行う場合は、このページ上部の「最終更新日」を更新します。変更後もRentKeyを引き続きご利用いただくことで、更新後のポリシーに同意したものとみなされます。

お問い合わせ

本ポリシーまたはお客様の個人情報に関するご質問、ご要望、苦情：info@rentkey.ca。RentKeyは、Ontario州トロントのCrown Stack Systemsが運営しています。